Wenn “Trag’s dir doch in den Kalender ein” nicht funktioniert, dann muss es das vielleicht auch gar nicht.
Die Idee von Timeblocking ist simpel und (wahrscheinlich) so alt wie der Kalender selbst: Du nimmst ein ToDo, überlegst dir, wie lange du dafür brauchst und markierst dir die Zeit im Kalender dafür und machst es dann zu der Zeit.
Doch wenn das bei dir in der Realität dazu führt, dass du diesen Eintrag einfach immer und immer wieder weiter schiebst, bis diese Sache irgendwann so dringend ist (manchmal auch nur subjektiv, weil sie dir so viel schlechtes Gewissen macht), dass du sie dann aus Druck doch auf den letzten Drücker machst, dann ist diese Methode sehr wahrscheinlich nicht für dich gemacht.
Wir schauen uns heute an, warum das so ist und was du stattdessen tun kannst, um alles, was du dir vornimmst, ohne Stress zu erledigen.
Der Teufelskreis
Vor kurzem hatte ich mit einer Clientin von mir ein Gespräch, das sich im Kreis drehte und dabei etwa so lief:
C: „Aber wenn ich mir die Sachen nicht in den Kalender eintrage dann mache ich sie ja nicht”
Ich: “Und wenn du sie dir einträgst, machst du sie dann?”
C: “Nein.”
Ich: “Okay, also das Ergebnis ist das gleiche, die ToDos werden nicht erledigt, nur wenn du es im Kalender hattest, dann verurteilst du dich selbst, weil du wieder nicht gemacht hast, was du dir vorgenommen hast?
C: “Ja, irgendwie schon, aber wenn ich sie da nicht reinschreibe habe ich Angst, dass ich sie vergesse”
Ich: “Was würde denn passieren, wenn du sie vergisst?”
C: „Ja, dann würde ich sie ja nicht erledigen”
Ich: “Okay, aber das tust du ja auch nicht, wenn sie da stehen…”
Das ganze ging noch etwas weiter, aber du kannst dem Grundgedanken sicher folgen und ich bin mir sicher, du kennst das auch.
Du hast Angst, dass dir die Sachen durchrutschen, also kommen sie in den Kalender, dann denkst du zwar permanent daran, während du sie weiter vor dir herschiebst, aber das Ergebnis bleibt das gleiche.
Du fühlst dich einfach nur öfter mies.
Im Falle meiner Clientin waren es Video-Testimonials, die ausgewertet und geschnitten werden sollten. Doch egal wie oft dieser Eintrag im Kalender weiter rutschte, erledigt wurde er nie.
Doch was war das Problem, hatte sie das “Timeblocking” falsch gemacht?
Wie sollte Timeblocking eigentlich funktionieren
Timeblocking nennt man die Methode, wo du deine Aufgaben und Termine sammelst, und in deinem Kalender allem eine feste Zeit zuweist.
Dann öffnest du jeden morgen deinen Kalender und machst genau das, was grade im Kalender steht.
Klingt simpel oder?
Warum es trotzdem nicht klappt
Diese Methode ist nicht für uns alle gemacht und der Grund dafür liegt in der Persönlichkeitspsychologie.
Bestimmt hast du schonmal vom DISG Modell oder anderen Modellen gehört, die unsere Persönlichkeitsanteile unterscheiden (ich werde das Thema auch noch in an anderer Stelle tiefer beleuchten) und je nachdem welcher Anteil bei deiner Arbeit überwiegt hast du einen anderen Arbeitstypen, als deine nette Freundin, bei der das mit dem in den Kalender schreiben super funktioniert.
Wenn du (so wie ich) bei deinem Arbeitstypen viele Anteile im “I” vom DISG, also im initiativen, inspirierten Feld hast, dann gibt es eine Sache die du mehr hasst als alles andere:
Wenn dir die Selbstbestimmung genommen wird. Auch wenn es dein eigener Kalender ist und DU es selbst warst, die da was eingetragen hat.
Wenn mir jemand sagt, dass ich JETZT genau DAS machen soll, mach ich alles, aber nicht DAS. Aus Prinzip!!!
Die einzigen Möglichkeiten es doch zu tun wären:
- Mit ganz viel Disziplin. Die haben wir gelben “I” Feld auch nicht unbedingt und das ist sau anstrengend und auf Dauer keine Lösung.
- Echte Konsequenzen für’s nicht tun. Eine reale Deadline, jemand wartet auf das Ergebnis, es passiert etwas negatives, wenn ich das jetzt nicht mache z.B. wenn ich das heute nicht beim Finanzamt einreiche, dann kommt in 2 Tagen ein Brief mit ner Frist und dann wird’s richtig duster.
Wenn dir keine der beiden Optionen zusagt, du also weder Bock hast dich immer zu allem zu zwingen oder du keine Lust hast alles so auf den letzten Drücker zu machen, dass es in echten Stress ausartet, dann ist Timeblocking nicht das richtige für dich.
Wenn du stattdessen mehr Anteile im “G” also dem “blauen” gewissenhaften Feld hättest, dann würde es dir nicht nur leicht fallen dich an den Tagesplan zu halten, du würdest es sogar brauchen um dich gut zu fühlen. Denn dann wäre dir Sicherheit und Vorausschaubarkeit viel wichtiger als die Selbstbestimmung des Moments.
Beides ist weder richtig noch falsch, doch da ich hier zeigen will, wie all die Produktivitätstechniken, die eher für Menschen mit den “G” Tendenzen gemacht sind auch für die kreativen Chaosqueen funktionieren, geht es hier eben genau darum wie wir das ganze “gelber” also “I” gerechter machen können.
Was stattdessen funktioniert
Wenn du schon lange auf der Suche nach mehr Struktur bist, weil du das Gefühl hast zu chaotisch zu sein, dann wird dir das hier gleich paradox vorkommen:
Nimm die zeitliche Komponente aus deinen ToDos raus, alles, was nicht wirklich an einem bestimmten Tag passieren muss, hat in deinem Kalender absolut nichts verloren.
Du wirst merken wie wenig das eigentlich ist und dass die ganze Dringlichkeit zu einem großen Teil in deinem Kopf stattgefunden hat und das auch nur, weil du die Aufgaben vorher schon so oft geschoben hast.
Wir brauchen also einen Cut und sorgen ab jetzt dafür, dass du aus der initiativen, inspirierten Energie, die DEIN großer Vorteil ist, die Dinge erledigen und dafür darfst du den Zeitdruck erstmal loslassen, um dafür überhaupt Raum zu schaffen.
Sammle deine ToDos also in einem Aufgabenpool, ganz simpel ohne zeitlichen Bezug, ohne Prioritäten oder andere “Dringlichkeit/Wichtig”-Klassifizierungen.
Ich nutze dafür zum Beispiel eine ganz schlichte Liste in Notion. Du kannst dir da auch ein Datumsfeld mit Fälligkeit mit anlegen, wenn etwas WIRKLICH zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein muss. Das kann z.B. sein die Vorsteueranmeldung oder wenn du Dienstleisterin bist natürlich auch Abgabetermine bei Kunden.
Am Anfang fühlt es sich beängstigend an, dieses Vakuum entstehen zu lassen, doch es lohnt sich.
Und danach?
Die richtigen Pros machen dann doch wieder Zeitblöcke in ihren Kalender, aber nicht mit ToDos sondern mit Arbeitsblöcken, die dann frei mit Aufgaben aus einem entsprechenden Aufgabenpool gefüllt werden. Die Blöcke und Pools orientieren sich am eigenen Biorhythmus und dem, was dein Gehirn in dieser Phase des Tages besonders gut kann.
Genau das erarbeite ich mit meinen Clientinnen in Biohack your Business.
Und wenn du hier mehr über Aufgabenorganisation für kreative Chaosqueens und Business Biohacking lesen willst dann komm am 07.10 zu Plan dich anders, der interaktive 0€ Masterclass, der ich gern den schönen Untertitel „How to make ToDo Liste suck less“ gebe
Alle Infos und die Anmeldung findest du hier ➡️ Plan dich anders