Du hast eine To-do-Liste, die immer länger wird. Du weißt eigentlich, was zu tun wäre und trotzdem springst du von einer Aufgabe zur nächsten, schiebst wichtige Dinge vor dir her und hast am Ende des Tages das Gefühl, unglaublich viel gemacht zu haben, aber irgendwie nicht das Richtige.
Also suchst du nach einer Methode, mit der du deine To-dos priorisieren kannst.
Eine der bekanntesten Methoden dafür ist die Eisenhower-Matrix.
Sie klingt zunächst perfekt: Du ordnest deine Aufgaben danach, ob sie wichtig oder unwichtig und dringend oder nicht dringend sind. Daraus ergeben sich vier Kategorien, die dir sagen sollen, was du sofort erledigen, planen, delegieren oder streichen solltest.
Klingt logisch.
Für viele kreative Solopreneurinnen, die sich gerne verzetteln, funktioniert das in der Praxis allerdings erstaunlich schlecht. Und damit du dir im Zweifel den ganzen „in Kästen unterteilen und priorisieren“ Aufwand sparen kannst erfährst du hier, für wen das nicht funktioniert und natürlich wie es besser gehen kann:
Was ist die Eisenhower-Matrix?
Bevor wir uns anschauen, warum die Eisenhower-Matrix für kreative Solopreneurinnen problematisch sein kann, lohnt sich ein kurzer Blick darauf, wie sie funktioniert.
Die Methode ordnet deine Aufgaben anhand von zwei Fragen:
- Ist die Aufgabe wichtig?
- Ist die Aufgabe dringend?
Daraus entstehen vier Quadranten:
Die Grundidee dahinter ist durchaus sinnvoll.
Wichtig + dringend: Das muss jetzt erledigt werden.
Wichtig + nicht dringend: Diese Aufgaben solltest für später bewusst einplanen.
Unwichtig + dringend: Wenn möglich, an jemand anderen delegieren.
Unwichtig + nicht dringend: Kann weg.
Die Methode soll dir also dabei helfen, zwischen echter Priorität und bloßem beschäftigt sein zu unterscheiden. Doch hier kommt das große „Aber“.
Warum die Eisenhower Matrix für verzettelte Solopreneurinnen meist nicht funktioniert
Das Ding mit dem delegieren
Wie der Name schon sagt bist du als Solopreneurin EINE Person. Alleine – also niemand zu delegieren da.
Natürlich gibt es die Möglichkeit langfristig an eine VA, eine Freelancerin o.ä. abzugeben, zu automatisieren oder auch jemanden einzustellen, doch in diesem Moment JETZT wo du diese Aufgabe vor dir hast, gibt es niemanden, an den du abgeben kannst.
Also fällt der Quadrant „delegieren“ schon mal weg. ❌
Was soll ich eleminieren?
Auch wenn ich den Teil mir „Kann weg“ also einfach nicht machen ja super finde, weil ich ein risieger Fan on Effektivität bin, neigen wir als chronische Prokrastiniererinnen, die alles auf den letzten Drücker machen ja nicht unbedingt dazu „zuviel“ zu machen. Klar, können wir Stunden an ner Canva-Grafik rumfummeln oder in Details von unwichtigem Kram stürzen, aber wir wissen in dem Moment ganz genau, dass das eine Ersatzhandlung und eigentlich Prokrastination ist. Das heißt das stand ja so nicht auf der Liste.
Der Blog „Eleminieren“ dürfte also auch sehr schmal ausfallen 👌🏻
Wenn „Wichtig“ nicht mehr wichtig ist
Und dann gibt es da ja noch das große zentrale Problem:
Wenn du jemand bist, die alles auf den letzten Drücker macht, dann wird ja schließlich alles immer dringend. Wenn die Variable Dringend also vorherrschend ist, dann ist die Variable Wichtig einfach nicht mehr relevant. Zumal der Quadrant „unwichtig-und-dringend“ ja aufgrund der mangelnden Möglichkeit zu delegieren wegfällt, rutscht halt alles was „dringend“ ist zusammen egal ob wichtig oder unwichtig und schon ist alles wieder in einem Topf, dann kann ich mir die 4 Felder auch sparen, wenn am Ende ja doch alles in einem landet.
Mal abgesehen davon, dass wir kreativen Chaos Queens selbst wenn, wir das mit dem „für später planen“ versuchen würden uns ja dann doch nicht dran halten (lies dazu auch gern den Artikel über Timeblocking) und es dann doch wieder auf dem dringend Stapel landen würde.
Eine Kundin von mir hat mir mal davon erzählt, dass sie mal versucht hat, die Matrix zu befüllen und bei ihr ist tatsächlich jedesmal (und sie hat das mehrmals gemacht) immer wieder und immer wieder alles im „Das muss jetzt gemacht werden“ gelandet.
Und dann hat sie zu mir gesagt:
„Dann kannst du auch gleich nur eine Liste machen mit ‚Das ist jetzt gerade To-do‘.“
Was für kreative Chaotinnen wirklich funktioniert
Wenn wir schon beim Thema „dringend“ sind: Hinterfrage erstmal was ist der Grund dafür, dass etwas sich für dich „dringend“ anfühlt. Ich erlebe in meiner täglichen Arbeit mit selbstständigen Frauen, die seit Jahren Dinge aufschieben, dass sie ein permanentes Gefühl von Zeitdruck erleben.
Das hat unter anderem damit zu tun, weil Zeitdruck die einzig (ihnen bekannte!) Art und Weise ist, wie sie sich motivieren können. Ich nutze gerne das DISG Modell mit seinen 4 Farben als Darstellung der Persönlichkeitsanteile, dort sind im „I“ initiativen „gelben“ Feld eben jene Eigenschaften von Menschen, die nach Sinn, Selbstbestimmung, Freude und Freiheit streben. Wer hier viele Merkmale in seinem Arbeitstypen hat, hat 2 wichtige Motivatoren:
- Freude am Tun
- Negative Konsequenzen für’s Nicht-Tun
Das erste haben wir im Zusammenhang mit Arbeit nie gelernt, das zweite kommt uns nur zu bekannt vor und so kreieren wir immer wieder diesen Zustand des „Auf den letzten Drücker“ weil er uns in Bewegung bringt. (Dazu an anderer Stelle mehr)
Da sind also die Dinge, die wir unterbewusst bis zur Deadline schieben, damit sie dringend werden und uns motivieren UND da sind die Dinge, die wir schon so lange vor uns herschieben und sie uns deswegen jetzt so langsam „dringend“ vorkommen, weil sie schon so „verspätet“ sind, auch wenn sie keine echte Deadline haben.
Doch unser Unterbewusstsein ist so darauf trainiert alles, was gemacht werden soll mit zeitlichen Druck zu verknüpfen, dass wir gar nicht anders können, als den künstlich in unserem Kopf zu erzeugen.
Also prüf mal deine ToDos. Was davon hat wirklich eine konkrete Deadline und negative Konsequenzen, wenn du es nicht SOFORT erledigst und was ist eigentlich nur von dir selbst mit Druck kreiert.
Wenn du die zweite Kategorie mal rausnimmst wirst du feststellen, dass es gar nicht so viel dringendes bleibt.
Wie können ToDos tatsächlich kategorisiert werden?
Wenn du mal alles, was zu tun ist auf eine Liste schreibst (ohne Prio-Zuordnung 😉) wirst du feststellen dass die Liste ziemlich lang wird in den meisten Fällen. Um nicht von dieser schieren Masse an Aufgaben erdrückt zu werden und wieder da zu stehen und dich zu fragen wo du anfangen sollst, macht es Sinn nach genau den Aufgaben zu filtern für die du grad das richtige Energie-Level hast.
Beim Business Biohacking, wie ich es mit meinen Clientinnen betreibe geht es darum z.B. in der Tagesphase, in der du dich besonders gut konzentrieren kannst genau solche ToDos vor die Brust zu nehmen, für die du absoluten Fokus brauchst. In der kreativen Tagesphase solche ToDos die kreative Impulse brauchen, in der Phase für leichte Arbeiten die stumpfe Fleißarbeit, für die es nicht viel Hirnschmalz braucht usw….
Wenn du also einen Filter in deine ToDo Liste einbaust, der dafür sorgt, dass dir nur die Aufgaben angezeigt werden, die dein Hirn grad wirklich gut kann, machst du es dir nicht nur einfacher einen Überblick über diesen kleineren Teil der Liste zu verschaffen, sondern es dir auch noch besonders leicht, das was du dir aussuchst dann auch anzufangen.
Wann am Tag du welche Phase laut deinem Biorhythmus hast und wie du das in eine smarte Aufgabenorganisation verwandelst, das erfährst du in Biohack your Business
Und jetzt